Zmiana paradygmatu przetargowego

Oznaczało to, że zawodowcy rozmawiali z zawodowcami. Dzięki wieloletnim relacjom ludzie z działu logistyki byli w stanie rozwiązywać problemy, ponieważ rozumieli się z personelem operatora logistycznego w pół słowa. W tamtych czas ryzyko, że operator logistyczny splajtuje było niewielkie. Wadami tego rozwiązania był brak specjalistycznej wiedzy o negocjacjach wśród ludzi z działu logistyki. Wieloletnie więzi mogły powodować i często powodowały dostosowywanie kryteriów przetargu do operatora, z którym przez tyle lat się pracowało. Dlatego też nie zawsze osiągano postawione cele dotyczące redukcji kosztów logistycznych. Przewaga świadczącego usługi polegała zatem nie tylko na doskonalej znajomości przepływów (po dziś dzień najgorszą jakość w materiałach przetargowych ma informacja o wolumenach i ich przepływach w czasie), ale także na sile relacji zbudowanych w trakcie trwania kontraktu. Ta sielanka nie mogla trwać wiecznie, bo tylko zyski muszą wiecznie rosnąć!

Stosunkowo niedawno temu, w złotej erze zarządzania przez redukcję kosztów czas trwania kontraktu skurczył się do 2 lat. Przetargi były organizowane, przeprowadzane i rozstrzygane przez działy zakupów, które były właścicielami całego procesu. Relacje międzyludzkie przestały się z dnia na dzień w ogóle liczyć i poprzez nie można było wpływać na warunki przetargu. Zawsze wybierano najtańsze rozwiązanie. Przewaga operatora świadczącego usługi skurczyła się do wiedzy o przepływach towarów klienta. Dział zakupów miał personel doskonale przeszkolony w sztuce negocjacji. Niestety oznaczało to że znający się na czymś rozmawiali ze znającymi się na czymś innym. Zdarzało się, że wybrany, najtańszy zwycięzca nie miał pojęcia, jak świadczyć usługi, Sam przeżyłem przez to czarny styczeń dopóki się nie okazało, że ten, co odebrał mi duży kontrakt nie ma nawet biura w Polsce. Pociągało to za sobą wysokie ryzyko wpadki. Ta z kolei pociągała za sobą ogromne koszty ponownego postawienia obsługi na nogi, a w międzyczasie klient narażony był na stratę własnych klientów, którzy tak naprawdę odczuwali skutki kryterium najniższej ceny. W porównaniu z poprzednim paradygmatem, jeżeli doszło do wpadki, było to rozwiązanie gorsze i droższe.

Dziś kontrakt dwuletni jest marzeniem, które rzadko się spełnia. Nawet przy rocznym zobowiązaniu klienci potrafią ogłosić wcześniej kolejny przetarg. Zmiana paradygmatu polega na tym, że dział logistyki bada zdolność operatora logistycznego do świadczenia potrzebnych usług, a po przetestowaniu kandydatów dział zakupów zajmuje się samym przetargiem i negocjacjami kontraktowymi. To oznacza, że oba działy są właścicielami poszczególnych etapów procesu przetargowego.

W fazie testowej znów zawodowcy rozmawiają z zawodowcami, a w fazie negocjacyjnej zawodowcy „wyciskają” amatorów. Rozstrzygniecie przetargu oznacza przejście do fazy negocjacji kontraktu (sic!), przy której to okazji znów tnie się koszty operatora. Przetestowanie rozwiązań gwarantuje gładką wymianę świadczącej usługi firmy i eliminuje niemal całkowicie ryzyko, że ta splajtuje zbyt szybko, to znaczy w czasie, w którym klient nie zdarzyłby jej zmienić na inną. Znajomość przepływów jest nadal przewagą. Zniknęła tolerancja dla słabej jakości świadczonych usług. Niewątpliwie połączone siły działów logistyki i zakupów dają klientowi ogromna przewagę negocjacyjna. Niestety faza testowa trwająca nawet 6 miesięcy pociąga za sobą bardzo wysokie koszty dla operatora logistycznego (klient nie ma zamiaru za to płacić). To oznacza, że mogą jej podołać tylko najwięksi. Ergo pole wyboru dla klienta zawęża się. Zmniejsza się także elastyczność zmiany, a dokładniej drastycznie wydłuża się czas jej trwania.

piotrmsikorski@poczta.onet.pl